Onze opdrachtgever gaat een vestiging met ruim 2000 medewerkers sluiten. De medewerkers worden in fasen verhuisd naar een aantal andere vestigingen. Daarbij moet bekend zijn, welke faciliteiten moeten meeverhuizen of beschikbaar moeten zijn op de nieuwe locatie.
Voor een soepele verhuizing van onze medewerkers moeten wij allerlei zaken weten, zoals de noodzaak van een fysieke LAN-aansluiting, het aantal gebruikte beeldschermen, speciale apparatuur zoals stabureaus, wel/geen gebruik van sportschool en fietsenstalling enz. Wij willen de bij ons bekende gegevens laten verifiëren en verbeteren door de medewerker zelf. Kan KeyScript helpen de medewerkers een overzicht te sturen van de bekende gegevens, met het verzoek deze na controle/correctie terug te sturen?
Onze opdrachtgever zorgde voor een ‘master move sheet’ in Excel, waarin de bekende gegevens verzameld waren. Wij hebben dit bestand uitgebreid met kolommen om aan te geven naar welke medewerkers mail verstuurd moet worden, wanneer de laatste mail naar een medewerker is verstuurd en wanneer de laatste retourzending van de medewerker is ontvangen. Met een knop om mails te verzenden wordt voor iedere geselecteerde medewerker een vooringevuld PDF-formulier gemaakt. Enkele velden zijn vast, maar om flexibiliteit te bieden worden de velden in het PDF-formulier dynamisch gekoppeld aan de kolommen in het Excel bestand. De PDF formulieren worden verstuurd, waarbij een Outlook template geselecteerd kan worden voor de begeleidende mail. Op deze manier kan een eenvoudig gewisseld worden tussen een initiële mail en een mail voor medewerkers, die niet binnen de gevraagde tijd hebben gereageerd.
Binnen Outlook wordt gezorgd, dat de terugontvangen mails automatisch worden opgeslagen in een folder en de bijlage wordt opgeslagen op schijf. Een tweede knop in Excel verwerkt deze ontvangen bijlagen en werkt het werkblad bij aan de hand van de gegevens in het formulier.
Een vaak gehoorde wens: de tekstopmaak van PowerPoint gelijk trekken met de opmaakprofielen in Word documenten. Of minstens: gemakkelijk een opmaak kunnen kiezen in PowerPoint.
Maar dat is niet zo eenvoudig, PowerPoint gaat heel anders om met tekstopmaak dan Word. We maakten een add-in op maat.
Bekijk deze case study‘Practice what you preach’
Onze boodschap naar onze opdrachtgevers is, dat je repeterende handmatige handelingen zo veel mogelijk zou moeten automatiseren.
Wij hebben bij ons eigen werk ook te maken met dit soort kandidaten voor automatisering.
Bekijk deze case study