Onze opdrachtgever gaat een vestiging met ruim 2000 medewerkers sluiten. De medewerkers worden in fasen verhuisd naar een aantal andere vestigingen. Daarbij moet bekend zijn, welke faciliteiten moeten meeverhuizen of beschikbaar moeten zijn op de nieuwe locatie.
Voor een soepele verhuizing van onze medewerkers moeten wij allerlei zaken weten, zoals de noodzaak van een fysieke LAN-aansluiting, het aantal gebruikte beeldschermen, speciale apparatuur zoals stabureaus, wel/geen gebruik van sportschool en fietsenstalling enz. Wij willen de bij ons bekende gegevens laten verifiëren en verbeteren door de medewerker zelf. Kan KeyScript helpen de medewerkers een overzicht te sturen van de bekende gegevens, met het verzoek deze na controle/correctie terug te sturen?
Onze opdrachtgever zorgde voor een ‘master move sheet’ in Excel, waarin de bekende gegevens verzameld waren. Wij hebben dit bestand uitgebreid met kolommen om aan te geven naar welke medewerkers mail verstuurd moet worden, wanneer de laatste mail naar een medewerker is verstuurd en wanneer de laatste retourzending van de medewerker is ontvangen. Met een knop om mails te verzenden wordt voor iedere geselecteerde medewerker een vooringevuld PDF-formulier gemaakt. Enkele velden zijn vast, maar om flexibiliteit te bieden worden de velden in het PDF-formulier dynamisch gekoppeld aan de kolommen in het Excel bestand. De PDF formulieren worden verstuurd, waarbij een Outlook template geselecteerd kan worden voor de begeleidende mail. Op deze manier kan een eenvoudig gewisseld worden tussen een initiële mail en een mail voor medewerkers, die niet binnen de gevraagde tijd hebben gereageerd.
Binnen Outlook wordt gezorgd, dat de terugontvangen mails automatisch worden opgeslagen in een folder en de bijlage wordt opgeslagen op schijf. Een tweede knop in Excel verwerkt deze ontvangen bijlagen en werkt het werkblad bij aan de hand van de gegevens in het formulier.
Elementen in een ontwerp zodanig vastzetten dat ze niet gewijzigd kunnen worden?
Vaak gehoord: je kunt altijd de slidemasters aanpassen, daarmee is het voor handige gebruikers toch mogelijk om iets te wijzigen.
Het kan beter!
Bekijk deze case studyDeze mail kregen we van een relatie:
Ik wil data uit verschillende Excel bestanden halen, waarmee grafieken gegenereerd moeten worden die komen in een standaard PowerPoint template. Ik zie in het Excel menu knopjes voor me, waarmee onze administratie dit maandelijks kan uitvoeren.