Een gemeente heeft veel verschillende diensten en afdelingen, medewerkers, locaties en soorten documenten. Denk hierbij alleen al aan alle interne en externe documenten. Ook verandert de organisatie elke 4 jaar door de gemeenteraadsverkiezingen. Een hele uitdaging om op een eenvoudige manier bij elk document de huisstijl met de juiste kenmerken te gebruiken.
De gemeente Den Haag heeft een nieuwe huisstijl. Die moet natuurlijk altijd en door iedereen op de goede manier gebruikt worden. Kan KeyScript helpen dit voor alle gebruikers, afdelingen en locaties, te organiseren?
Hoe groter de organisatie, hoe lastiger het is om de huisstijl door iedereen goed te laten gebruiken. Dan is het handig om sjablonen te ontwikkelen die gebruikt kunnen worden voor alle verschillende documenten. Alle uitingen worden automatisch in de goede huisstijl en met de juiste kenmerken gemaakt.
De grote diversiteit is vastgelegd in een beperkt aantal standaard bouwstenen en configuratiebestanden. Dat voorkomt fouten en levert een enorme tijdwinst. De gemeente kan de configuratiebestanden zelf onderhouden.
Voor de gebruikers zijn de sjablonen eenvoudig te gebruiken. Kenmerken als dienst, afdeling, adres, naam, e mailadres, telefoonnummer etc. zijn per gebruiker standaard in te stellen en worden automatisch gebruikt bij het maken van een document.
Onze sjablonen zorgen, dat datums en telefoonnummers volgens de richtlijnen van de huisstijl worden geformatteerd. Validaties zorgen dat alle verplichte velden worden ingevuld.
Wij hebben een oplossing ontwikkeld waarbij alle documenten opgebouwd worden uit bouwstenen. Elk document maakt standaard gebruik van deze vooraf ingestelde bouwstenen. Het briefhoofd is bijvoorbeeld een bouwsteen die door alle documenten met een briefstructuur gebruikt wordt. Net als de ondertekening, die automatisch wordt gevuld met de juiste (persoonlijke) kenmerken.
Ook in de invulvensters worden zo veel mogelijk hergebruikt. Alle standaardbrieven gebruiken dezelfde tabs voor het briefhoofd en de ondertekening, waarbij per sjabloon de te tonen opties voor de ondertekening geconfigureerd zijn:
Voordat het document wordt gemaakt wordt de invoer gevalideerd. Indien nodig wordt duidelijke feedback over validatiefouten gegeven.
Zie ook Standaardbrieven voor meer informatie en een video over onze oplossingen met bouwstenen en dit filmpje over documentcreatie vanuit de browser.
Om de organisatieveranderingen eenvoudig te beheren heeft hebben wij de organisatiestructuur opgenomen in configuratiebestanden. Deze worden door de gemeente zelf onderhouden. Een nieuwe burgemeester of wethouder? Pas de naam in het configuratiebestand aan en deze naam wordt automatisch overal gebruikt. Iedere dienst kan de eigen afdelingen en locaties onderhouden.
Voor onze relatie Event Company ontwikkelden we een Word add-in die het samenstellen van documenten enorm vereenvoudigde. We bieden ondersteuning van de diverse locaties, meerdere talen, standaardteksten en foto’s als bouwstenen. Onze oplossing werkt nauw samen met VIPS Events, het gebruikte reserveringssysteem.
Een beheerprogramma zorgt dat zij zelf de inhoud kunnen onderhouden.
Bekijk deze case studyStandaardbrieven komen in veel organisaties voor.
KeyScript maakt gebruiksvriendelijke systemen, waarmee de efficiency en kwaliteit binnen organisaties verhoogd wordt.
Bekijk deze case study