Organisatiestructuur in beeld brengen
Hoe laat je zien hoe de organisatie in elkaar zit? En hoe laat je beoogde wijzigingen zien? En hoe pas je filters toe op de getoonde informatie?
Visio gaat hier niet helpen, maar wij hebben de oplossing!
Hoe laat je zien hoe de organisatie in elkaar zit? En hoe laat je beoogde wijzigingen zien? En hoe pas je filters toe op de getoonde informatie?
Visio gaat hier niet helpen, maar wij hebben de oplossing!
Wij gaan een internationale reorganisatie doorvoeren. Tijdens het organisatieontwerp, vervolgens bij de adviesaanvraag (‘request for approval’ of ‘RfA’ hierna) en ten slotte bij de interne communicatie wanneer wij de wijzigingen gaan doorvoeren, hebben wij behoefte aan het op diverse manieren visualiseren van de organisatie. Denk aan weergave van de ‘as is’ en ‘to be’ situaties, maar ook een manier om de wijzigingen op teamniveau duidelijk te maken. Bovendien moeten we kunnen filteren op land en ‘out of scope functies’ buiten beschouwing kunnen laten.
Met onze kennis van Office, aangevuld met andere tools, hebben wij een oplossing gemaakt, waarbij de organigrammen in PowerPoint worden gemaakt. Allereerst wordt uit de ‘platte’ gegevens de hiërarchie bepaald. Vervolgens wordt een PowerPoint presentatie gemaakt, met per dia één functie met direct reports. Op een managementfunctie kan geklikt worden om naar de details van die functie te gaan. De managementfuncties hebben een afwijkende kleur, zodat deze herkenbaar zijn. Bovenaan de dia staat een overzicht van alle bovenliggende niveaus. Hierop kan geklikt worden, om naar een hoger niveau in de organisatie te navigeren.
NB: naast de hiërarchie op basis van functies kan de hiërarchie ook op basis van personen of centercodes opgebouwd worden als basis voor het organigram.
In de uitvoer kon gekozen worden voor de volgende overzichten
De organigrammen kunnen vanaf een willekeurige startpositie gemaakt worden, en bijvoorbeeld beperkt worden tot een bepaalde organisatielaag.
Een interessant filter is het landfilter: hierin worden in principe alleen functies uit het geselecteerde land opgenomen. Hieraan worden echter managementfuncties uit andere landen toegevoegd, als die ergens onder zich een functie in het geselecteerde land hebben. Deze managementfuncties, zoals de UK functie in bovenstaande afbeelding, krijgen een lichtere tint van de kleur voor managementfuncties, zodat ze eenvoudig als zodanig herkenbaar zijn.
Onze opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rapportages over honderden projecten. Een van de KPI’s waarop gerapporteerd wordt betreft wijziging in planningsgegevens van ‘werkorderregels’. Van een aantal velden moeten alle wijzigingen inzichtelijk gemaakt worden, daarnaast moet gerapporteerd worden op het totaal aantal werkorderregels per status. Er moeten daarom ‘weekstanden’ vergeleken worden, maar daar voorziet het planningssysteem niet in.
Bekijk deze case studyOnze opdrachtgever gaat een vestiging met ruim 2000 medewerkers sluiten. De medewerkers worden in fasen verhuisd naar een aantal andere vestigingen. Daarbij moet bekend zijn, welke faciliteiten moeten meeverhuizen of beschikbaar moeten zijn op de nieuwe locatie.
Bekijk deze case study