Voor onze relatie Event Company ontwikkelden we een Word add-in die het samenstellen van documenten enorm vereenvoudigde. We bieden ondersteuning van de diverse locaties, meerdere talen, standaardteksten en foto’s als bouwstenen. Onze oplossing werkt nauw samen met VIPS Events, het gebruikte reserveringssysteem.
Een beheerprogramma zorgt dat zij zelf de inhoud kunnen onderhouden.
Event Company exploiteert diverse (historische) locaties als luxe locaties voor vergaderingen, presentaties, recepties, gelegenheidsdiners, bruiloften en personeelsfeesten.
Het opstellen van offertes, bevestigingen en dergelijke kost veel tijd. Er zijn meerdere locaties en documenten worden zowel in het Nederlands als het Engels opgesteld. Voor de inhoud kan een keuze gemaakt worden uit honderden ‘bouwstenen’ (standaardteksten en afbeeldingen). Gegevens uit het reserveringssysteem moeten handmatig overgenomen worden.
Kan dat niet handiger?
We hebben gezorgd, dat het opstellen van documenten heel eenvoudig is. Wanneer je vanuit het reserveringssysteem een document voor een relatie maakt, toont onze Word oplossing een dialoogvenster:
De keuze voor de locatie bepaalt niet alleen het logo en de voettekst van het document, maar ook uit welke bouwstenen je kunt kiezen. Bouwstenen zijn specifiek voor een locatie en taal of zijn voor algemeen gebruik.
De veel gebruikte bouwstenen voor een sjabloon zijn al geselecteerd. Kies je een andere locatie, dan worden andere bouwstenen aangeboden. Je kunt de selectie aanpassen voordat je het document maakt. Gegevens uit het reserveringssysteem worden automatisch overgenomen: niet alleen namen en adressen, ook tabellen met financiële gegevens van de reservering worden op dat moment op de juiste plaats ingevoegd.
Wil je in het document nog een bouwsteen invoegen? Dan gebruik je de knop ‘Bouwsteen invoegen’ op het lint:
Al deze gebruiksvriendelijkheid komt natuurlijk niet ‘automagisch’ tot stand. Event Company kan zelf de sjablonen en bouwstenen onderhouden met het beheerprogramma dat wij in nauw overleg hebben ontwikkeld.
De bouwstenen zijn Word bestanden, die in dit programma worden verrijkt met een aantal eigenschappen:
Van de in de lijst geselecteerde bouwsteen leg je hier de eigenschappen vast, die nodig zijn om de functionaliteit voor de eindgebruiker mogelijk te maken. Uiteraard kun je bouwstenen toevoegen, wijzigen en verwijderen.
Zijn de bouwstenen eenmaal gedefinieerd, dan kun je het sjabloon samenstellen:
Ook hier staan links weer de al beschikbare sjablonen en leg je rechts de benodigde details vast.
VIPS Events gebruikt Word formuliervelden om gegevens te mergen. Er zijn honderden velden beschikbaar, wat het invoegen van die velden tijdrovend en foutgevoelig maakt. We hebben voor de beheerder een knop ‘VIPS bladwijzer invoegen’ op het lint toegevoegd. Je ziet een lijst van alle beschikbare VIPS velden, onderverdeeld in categorieën en subcategorieën, met een omschrijving:
Net als in Excel kun je sorteren op iedere kolom door op de kolomkop te klikken. Boven de lijst staat een zoekveld. Wanneer je hier typt, worden alleen de rijen getoond, waarin de ingevoerde tekst voorkomt.
Documenten worden sneller en met meer vertrouwen gemaakt. Doordat Event Company de inhoud zelf beheert en alleen de ontwikkelkosten eenmalig betaald zijn, is de TCO laag.
Onze opdrachtgever, de HR afdeling van een multinational, heeft een ‘top 500’, waarin bij benoemingen voor belangrijke functies intern gezocht wordt naar kandidaten, voordat deze extern vacant wordt gesteld. Van de geschikte kandidaten wordt door de HR afdeling een ‘candidate profile’ aan de RvB voorgelegd.
Deze candidate profiles worden met kopiëren en plakken samengesteld, waarbij in de haast nog weleens iets misgaat.
Bekijk deze case studyOnze opdrachtgever moet met enige regelmaat uit een groot archief enkele tientallen PDF-bestanden opleveren, waarin het BSN van personen onleesbaar is gemaakt. Dat werd gedaan door een afdruk te maken, met een stift het BSN onleesbaar te maken en de afdrukken te scannen. Maar nu moeten er meer dan tienduizend documenten opgeleverd worden.
Bekijk deze case study