Adresboek

In de praktijk hebben weinig organisaties een centrale database waaruit geput kan worden voor geadresseerden. Voor die situatie hebben wij een eenvoudig persoonlijk adresboek ontwikkeld, dat geïntegreerd kan worden in de dialoogvensters voor bijvoorbeeld brieven, offertes en facturen. Voor het overzicht staan in onderstaande screenshot alleen de relevante velden, waar in de praktijk natuurlijk ook datum, onderwerp en dergelijke onder staan.

‘Content controls’ in plaats van bladwijzers

In de tijd dat sjablonen (ook) met Word 2003 of ouder gebruikt moesten worden, gebruikten wij bladwijzers om de locaties te markeren, waar gegevens uit het dialoogvenster geplaatst moeten worden.
Tegenwoordig gebruiken we daar content controls voor, die een aantal voordelen hebben:

• Het risico dat je buiten het content control typt is vele malen kleiner dan dat je buiten de bladwijzer typt. Zeker als het dialoogvenster opnieuw geopend moet kunnen worden, is dit een belangrijk voordeel. Ook als de gegevens gebruikt moeten worden als metadata in bijvoorbeeld een document management systeem is het belangrijk, dat de juiste tekst is gemarkeerd.
• We kunnen de content controls koppelen aan een verborgen gegevensbron in het document. Meerdere content controls kunnen aan hetzelfde gegeven gekoppeld worden, zodat bijvoorbeeld een onderwerp of titel identiek in de voettekst opgenomen wordt. Of denk aan het consequent gebruik van dezelfde klantnaam in een offerte. Als je de inhoud van het ene content control wijzigt, wijzigen de andere die aan hetzelfde gegeven gekoppeld zijn mee. Dit kan in de nieuwste Word versie zelfs voor afbeeldingen.
• We kunnen een tijdelijke tekst tonen, die getoond wordt als het content control leeg is. En deze tijdelijke tekst kunnen we een duidelijk afwijkende opmaak geven, zodat je ziet, wat nog ingevuld moet worden.

Bouwstenen voor standaardbrieven

In een briefsjabloon kunnen we een keuzelijst opnemen voor het invoegen van een document met een standaard brieftekst. In die bouwstenen kan ook weer gebruik gemaakt worden van content controls, om zo gegevens die in het dialoogvenster zijn ingevuld in de brief te gebruiken.

Afbeeldingen wijzigen

In sommige documenten moet een afbeelding met een specifieke afmeting opgenomen worden, of met een afwijkende vorm (bijvoorbeeld een cirkel, of een rechthoek met een of meer afgeronde hoeken). We hebben een tool ontwikkeld, waarmee van een willekeurige afbeelding een uitsnede met de juiste verhouding gemaakt kan worden, die in het document wordt geplaatst.

Hieronder staan als voorbeeld twee afbeeldingen. De eerste toont de gehele foto zoals hij standaard geopend wordt. De tweede toont een ingezoomde en verschoven selectie die in het document geplaatst wordt als op OK wordt geklikt: